IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
Con delibera del Consiglio di Amministrazione di Ecotrade S.p.A. (“ Ecotrade ” o “ Società ”) del 28 marzo 2014, è stato adottato il Modello di organizzazione, gestione e controllo (“ Modello ”) ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001 n. 231 (“ D. Lgs. 231/2001 ”) relativo alle aree dei reati contro la Pubblica Amministrazione e dei reati ambientali.
Il Modello è stato implementato in modo coerente con quanto disposto dalle linee guida elaborate da Confindustria nonché da associazioni di categoria.
L’adozione del Modello, oltre a perseguire le finalità di cui al Decreto, è un atto di responsabilità sociale della Società, da cui scaturiscono benefici per una molteplicità di soggetti: soci, manager, dipendenti, creditori e tutti gli altri soggetti i cui interessi sono legati alla vita dell’impresa.
Ecotrade provvede all’attuazione del Modello nel proprio ambito organizzativo in relazione alle proprie caratteristiche e alle attività dalla stessa in concreto poste in essere nelle aree a rischio.
Il Modello è descritto da una “Parte Generale” e da una “Parte Speciale” e consta -tra l'altro- di un Codice Etico e di un organico sistema di procedure, nonché delle relative attività di controllo.
Il Modello consiste pertanto in un articolato insieme di principi, procedure e disposizioni che: (i) incidono sul funzionamento interno della Società e sulle modalità con le quali la stessa si rapporta con l’esterno; e (ii) regolano la diligente gestione di un sistema di controllo delle attività sensibili, finalizzato a prevenire la commissione, o la tentata commissione, delle violazioni rilevanti ai fini della responsabilità amministrativa degli enti.
Le regole adottate da Ecotrade e i principi cui deve uniformarsi l’agire di tutti coloro che operano nel suo interesse, sono contenuti, tra l’altro, all’interno del Codice Etico.
Il Modello è sottoposto al costante monitoraggio dell’Organismo di Vigilanza di Ecotrade (“OdV”) il quale, anche attraverso l’accertamento di eventuali violazioni, ne verifica la funzionalità, curandone l'effettiva applicazione e il continuo aggiornamento anche in ragione delle relative modifiche del D. Lgs. 231/2001. Ogni violazione o sospetto di violazione del Modello e/o ogni altra informazione attinente l’attuazione del Modello può essere segnalata all’Organismo di Vigilanza di Ecotrade (vds. sezione seguente).
Le segnalazioni possono essere inviate: (i) in formato cartaceo, presso la sede legale di Ecotrade in busta chiusa all'attenzione dell'OdV; (ii) in formato cartaceo, presso lo studio professionale dell'Organismo di Vigilanza così come risultante dall'albo degli avvocati di volta in volta vigente; (iii) via e-mail all’indirizzo organismodivigilanza@ecotrade.net.
L’ORGANISMO DI VIGILANZA
L’OdV di Ecotrade - istituito ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) del D. Lgs. 231/2001 ed indicato nel Capitolo 3 della Parte Generale del Modello - è un organo dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo in conformità al D. Lgs. 231/2001.
Conformemente a quanto previsto dalle Linee guida di Confindustria, l’OdV di Ecotrade è inoltre dotato dei requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità di azione.
In ottemperanza a quanto previsto nel D. Lgs. 231/2001 e tenuto conto delle caratteristiche peculiari della propria struttura organizzativa, Ecotrade ha affidato la funzione di OdV a un organismo monocratico.
La scelta di un OdV monocratico è stata operata sul presupposto delle ridotte dimensioni e dell’assenza di una struttura organizzativa di Ecotrade.
L’OdV ha il compito, tra l’altro, di vigilare sull’effettiva e concreta applicazione del Modello, verificando la congruità dei comportamenti all’interno di Ecotrade rispetto al Modello stesso, di prevenire la commissione dei reati di cui al D. Lgs. 231/2001, di relazionare gli organi competenti sullo stato di attuazione del Modello, di proporre gli aggiornamenti al Modello ove ciò sia necessario, e di vigilare sull’osservanza, sull’attuazione e sull’adeguatezza del Codice Etico.
L’autonomia e indipendenza della quale l’OdV dispone è garantita dal posizionamento riconosciuto all’OdV all’interno di Ecotrade nonché dalle linee di riporto verso il massimo vertice aziendale operativo attribuite all’OdV ai sensi del Modello.
La professionalità è assicurata dalle competenze specifiche maturate con riferimento al settore in cui opera Ecotrade, nonché dalla facoltà riconosciuta all’OdV di avvalersi delle specifiche professionalità sia dei responsabili di varie funzioni aziendali sia di consulenti esterni per l’esecuzione delle operazioni tecniche necessarie per lo svolgimento delle sue funzioni.
La continuità di azione è invece garantita dalla circostanza che l’OdV è dedicato costantemente all’attività di vigilanza nonché dal fatto che può avvalersi, per lo svolgimento dei propri compiti, di risorse messe a disposizione da Ecotrade e di consulenti esterni con competenze specifiche nelle materie considerate dal Modello.
IL CODICE ETICO
Il Codice Etico costituisce un elemento essenziale del Modello ed è parte integrante del sistema di organizzazione, gestione e controllo nonché di prevenzione adottato dalla Società.
In particolare, il Codice Etico contiene un insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Società nei confronti di dipendenti, clienti, fornitori, Pubblica Amministrazione (in generale, quindi, con riferimento a soggetti portatori di interesse nei confronti della Società).
Il Codice Etico mira quindi a raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, anche al di là di quanto previsto dal D. Lgs. 231/2001 o dalla normativa vigente.
Inoltre, il Codice Etico è uno strumento di sensibilizzazione nei confronti di tutti coloro che operano in nome e per conto di Ecotrade, affinché seguano, nell’espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti in modo tale da prevenire il rischio di commissione dei reati. Il Codice Etico contiene anche previsioni applicabili nei confronti di clienti e fornitori, come previsto, rispettivamente, dagli articoli 3.2 e 3.3 del Codice Etico stesso.
L’OdV di Ecotrade è l’organo competente ad effettuare indagini in merito alle notizie o alle segnalazioni di potenziali o attuali violazioni del Codice Etico e a comunicare all’organo amministrativo ovvero agli altri organi competenti, a seconda del caso, i relativi esiti per l’adozione di eventuali provvedimenti sanzionatori.